Le serveur vocal interactif améliore la distribution des appels et offre un gain de temps considérable à vos appelants et vos collaborateurs. Le SVI liste les divers chemins proposés à vos interlocuteurs : renseignements logistiques, informations commerciales, vérification de disponibilités ou encore prise de commandes.
La simple consultation d’informations (état d’une livraison, renseignements sur le solde d’un compte…) ou la gestion des actions courantes (changer de forfait, demander un mot de passe…) est gérée à partir du serveur vocal interactif (SVI). Un gain de temps à la fois pour vos clients, mais aussi pour vos collaborateurs, qui pourront consacrer plus de temps à la gestion de dossiers plus complexes.
Le SVI (serveur vocal interactif) vous permet de gérer les appels entrants en limitant les contacts directs avec les agents de votre entreprise, tout en orientant et informant l’appelant du mieux possible. L’accès continu au service (24/7), la fin du temps d’attente ou encore l’orientation prioritaire des demandes compliquées vers des conseillers sont les principaux avantages du SVI.
Insérer un serveur vocal interactif (SVI) dans votre téléphonie est une valeur ajoutée pour votre société. En effet, celui-ci peut se révéler être source de productivité en interne ! C’est aussi une excellente manière de professionnaliser votre accueil téléphonique.
Le SVI est un moyen efficace de faire savoir ou de signaler, dans un laps de temps assez court et à un très grand nombre de personnes, une catastrophe naturelle, une intoxication alimentaire, etc… sans forcément monopoliser du personnel.
Cet outil, plutôt simple et intuitif, permet de mettre en place des sondages, assez courts, à la fin de chaque conversation téléphonique. Cette fonctionnalité de Sipleo génère ensuite des statistiques, qui vous permettront d’analyser les retours et d’améliorer les échanges si besoin.
Le serveur vocal interactif est utilisé pour l’authentification, le télépointage, la gestion des astreintes, le rappel de rendez-vous ou encore le call back web.
Le serveur vocal interactif vous offre, ainsi, tout un panel de fonctionnalités pour optimiser le travail au sein de votre entreprise.
Lors de la création de votre serveur vocal interactif (SVI) sur votre interface Sipleo, vous pouvez soumettre plusieurs actions à l’appelant. Celui-ci peut :
Il peut être configuré avec une voix humaine grâce à Sipleo Studio , notre agence de communication sonore.
Ses nombreuses fonctionnalités rendent votre entreprise plus compétitive !
Il peut être créé en seulement quelques clics à partir de l’interface d’administration de l’IPBX Sipleo.
Il vous autorise à définir des délais d’expiration. L’appelant n’a pas fait de choix dans le temps imparti ? Vous pouvez relancer l’annonce de votre serveur vocal interactif ou l’envoyer vers un conseiller.
Il peut se construire sur un ou plusieurs niveaux (sans coût ni difficulté supplémentaire).
Il peut gérer simplement l’activation ou la désactivation d’un numéro de téléphone à partir de l’interface d’administration du standard téléphonique IP Sipleo.
Il vous permet d’activer la lecture de votre menu en boucle. Un de vos clients est perdu ou n’a pas su faire de choix ? Celui-ci retourne à l’accueil du SVI ou bien le menu se répète à nouveau. Tout dépend du scénario que vous avez choisi.
Il peut jouer un fichier audio ou une synthèse vocale, créée sur le logiciel MiXoR grâce à des voix de synthèses ou des voix enregistrées.
Il rend possible le couplage de l’ACD et du CTI, afin que les appels entrants puissent être routés automatiquement (sans manipulation de l’interlocuteur) vers un autre menu, groupe, poste, répondeur ou extension.
Il peut lier et affecter des appels en fonction des compétences ou connaissances de vos agents (anglais bilingue, techniciens ou encore spécialiste d’un produit/ service), en utilisant la fonctionnalité ACD (Automatic Call Distribution) de Sipleo.
Il facilite le travail de vos collaborateurs, en répondant aux demandes les plus simples de vos clients (consultation d'informations ou actions courantes), sans intervention humaine.
L’utilisateur ne doit pas se perdre dans les différents niveaux de votre serveur vocal interactif (SVI). Il est donc nécessaire de toujours lui laisser le choix de contacter un conseiller !
L’attention de vos correspondants est plus limitée au téléphone que sur un support visuel. Mettez un nombre de choix correct (pas plus de 4) et classez les informations (service commercial, SAV…). Votre interlocuteur ne doit jamais s’impatienter, car un SVI est là pour gagner du temps !
Votre correspondant doit savoir qu’il se trouve dans la bonne entreprise et qu’il a toujours la possibilité de revenir en arrière si son choix ne convient pas. Ce point est aussi essentiel si vous souhaitez avoir un accueil téléphonique professionnel et efficace.
Une fois la demande de l’appelant traitée, il est important de remercier votre correspondant et de terminer l’appel sur une attention positive.
Par exemple : « Votre commande a bien été prise en compte. Nous vous remercions pour votre appel. À bientôt. »
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