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Professionnel : comment réduire le montant de votre facture télécom ?

Sipleo
22 janvier 2024
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#téléphoniedentrepriseagile Professionnel : comment réduire le montant de votre facture télécom ? Dans cet article, découvrez quelques astuces et bonnes pratiques, à mettre en place, pour réduire le montant de votre facture télécom. Chaque année, le coût des abonnements télécoms, des forfaits mobiles ou encore des matériels augmente… Les entreprises doivent faire face à des augmentations bien souvent imprévues et trouver des solutions pour diminuer les frais. Sans parler bien entendu des dépenses annexes liées à leur activité ! Alors en ces temps si compliqués, est-il possible de réduire les coûts liés à votre téléphonie d’entreprise ? C’est le cas ! On vous explique tout dans cet article. Réduire le montant de votre facture télécom en passant sur une technologie plus moderne L’IP a révolutionné le marché de l’informatique et surtout des télécoms. Le changement de système de téléphonie en quelques lignes… Auparavant, la technologie utilisée pour la téléphonie d’entreprise était le RTC (Réseau Téléphonique Commuté). Au fil du temps, le réseau cuivre a laissé place à une nouvelle technologie : l’IP. Aujourd’hui, le réseau Numéris n’est plus commercialisé et le passage à l’IP est devenu obligatoire pour toutes les entreprises. D’ailleurs, toutes les structures devront utiliser un système de téléphonie sur IP d’ici 2030. Quant au RTC, celui-ci a commencé à être déconstruit par plaque en 2022 et continuera jusqu’en 2030. Au-delà du RTC, quels sont les avantages du passage à l’IP pour votre entreprise ? Les avantages de l’IP Au vu de son essor fulgurant et de tous ses avantages, beaucoup de sociétés se sont lancées. Cependant, encore de nombreuses entreprises sont équipées du système Numéris. Une erreur, que l’on peut constater en termes de coût principalement, mais aussi d’utilisation. En effet, la téléphonie d’entreprise sur IP offre beaucoup plus d’avantages que le Numéris et vous permet aussi de réduire le coût de votre facture. Je vous en dis plus, juste au-dessous. Aucun investissement et un coût unique Avec l’IP, tous les échanges passent par Internet. Vous n’avez donc aucune dépense à prévoir concernant l’achat de matériels téléphoniques, de logiciels ou les installations. Seul l’abonnement, d’un montant fixe, et éventuellement l’achat de casques sont à prendre en compte. Des dépenses plus encadrées L’IP vous permet de mieux gérer vos dépenses. À la fin du mois, le montant à payer n’est pas calculé en fonction de votre nombre d’appels, mais est basé sur un abonnement fixe. Une manière pour vous de maîtriser vos coûts et d’être plus compétitif sur le long terme. Plus de mobilité Un autre avantage de l’IP : la mobilité. Grâce à elle, vous n’êtes plus directement lié à un point d’accès physique en entreprise. Vous pouvez ainsi passer et recevoir des appels, quel que soit le lieu où vous vous trouvez. Un couplage possible avec votre outil professionnel Grâce à l’IP, vous pouvez coupler votre solution de téléphonie à votre outil professionnel (CRM, ERP) et bénéficier de nouvelles autres fonctionnalités (remontée automatique de fiches, SVI, prédécroché, enregistrement des appels, etc.). 10 avantages de la téléphonie sur IP Réduire le montant de votre facture télécom en faisant le point sur votre société, votre organisation interne, vos besoins actuels et vos évolutions futures… C’est ce que nous vous conseillons de faire aujourd’hui ! (Vous souhaitez réduire votre facture télécom, changer d’opérateur ou tout simplement obtenir de nouvelles fonctionnalités indispensables au quotidien ? Faites une demande de devis.) Quelques exemples de besoins télécoms Il est intéressant de faire un point régulier sur votre solution de téléphonie, pour voir si cette dernière est toujours adaptée. Un audit interne va vous permettre d’établir un listing de vos besoins immédiats en tenant compte : de l’organisation interne, des différents services/métiers, du multisite, des besoins matériels et des évolutions à venir. Pour mieux comprendre les différents besoins que votre société peut avoir, prenons l’exemple de 3 métiers différents. Un commercial n’aura pas les mêmes besoins qu’une assistante de direction ou qu’une secrétaire. Commercial ou vendeur itinérant Le commercial est très régulièrement en déplacement. Pour pouvoir être joignable et passer des appels sur ses trajets, un DECT ne lui sera d’aucune utilité. Dans son cas, l’idéal est de lui installer, sur son téléphone, une application liée à la solution sur IP utilisée dans son entreprise. Cette dernière lui offre les mêmes possibilités d’utilisation qu’à son bureau. En plus de ça, elle lui permet d’accéder à l’annuaire synchronisé de l’entreprise et à d’autres fonctionnalités. Assistanat L’assistante de direction travaille dans un bureau et est moins sollicitée au téléphone que le commercial, par exemple. Elle ne se déplace pas et n’interagit pas beaucoup par téléphone. Un assistant téléphonique virtuel et un poste fixe sur son bureau, conviendront parfaitement à son métier et à son quotidien. Secrétariat Quant à la secrétaire, elle réalise, au quotidien, des tâches assez variées. Elle s’occupe de l’accueil physique des clients ainsi que des appels entrants pour des prises de rendez-vous ou des demandes d’informations. Elle est sollicitée à la fois par téléphone et en physique. Ainsi, pour améliorer son confort, la secrétaire peut travailler avec un assistant téléphonique virtuel lié à la solution de téléphonie utilisée en interne. Ce système est adapté à son environnement et lui permettra d’être plus à l’aise lors de ses différents échanges. Sipleo, une solution de téléphonie sur IP avantageuse et sur mesure Sipleo est une solution de téléphonie sur IP avantageuse, flexible et qui répond à tous vos besoins. Contrairement au système RTC, notre solution de téléphonie sur IP vous fait bénéficier d’offres, de fonctionnalités et d’outils indispensables au quotidien. Grâce à Sipleo, vous pouvez ainsi réduire les coûts de votre facture télécom et rendre votre société plus compétitive. Fort de plus de 30 ans d’expertises aux services de nombreuses entreprises, Sipleo vous accompagne dans tous vos projets télécoms. Notre équipe est la propre éditrice de la solution de téléphonie. Ainsi, toutes les données de sécurité et les créations de nouvelles fonctionnalités sont gérées en interne. De plus, dans toutes les offres de téléphonie de Sipleo, vous bénéficiez automatiquement de toutes les fonctionnalités de sécurité : liste des attaques, ban

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Téléphonie et Cyberattaques : quels sont les risques ?

Sipleo
20 décembre 2023
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#téléphoniedentrepriseagile Téléphonie et Cyberattaques : quels sont les risques ? Le nombre d’attaques en ligne ne cesse de grimper ! Qu’en est-il de la téléphonie et des cyberattaques ? Quels sont les risques pour votre entreprise ? Notre équipe fait le point dans cet article. Omniprésente dans les entreprises, et même indispensable dans certains secteurs d’activité. La téléphonie peut vite représenter une faille de sécurité au sein de votre société. Aujourd’hui, la cybersécurité est un sujet qui concerne tout le monde : entreprise, collectivité, association, particulier… Il n’y a pas d’exception. Cependant, beaucoup ne prennent pas au sérieux les risques ou les enjeux éventuels qui en découlent. Que ce soit votre système informatique, votre site web ou bien votre téléphonie… Votre société peut comporter de nombreuses failles de sécurité ! Et c’est pourquoi il ne faut pas les négliger. Il est temps de prendre les devants. Protégez vos télécommunications, ou laissez la main à prestataire externe spécialisé dans la téléphonie d’entreprise. Votre téléphonie d’entreprise peut représenter une faille de sécurité Les éditeurs de communications unifiées, dont Sipleo fait partie, prennent en compte tous les facteurs possibles pour vous garantir une protection maximale. Aujourd’hui, la téléphonie d’entreprise est bien plus qu’un simple outil de communication. Cette dernière s’intègre dans l’ensemble des communications internes et externes d’une entreprise afin de faciliter les échanges. Ainsi, on peut l’utiliser via divers supports : téléphone sans fil, téléphone portable, téléphone, fixe, PC, ordinateur portable, tablette, etc. Cependant, malgré ces nombreux avantages et cette diversité de canaux, assez cruciaux pour l’efficacité interne, la téléphonie représente une faille potentielle au sein de votre entreprise. Dans un monde où tout est digitalisé, il est important de comprendre, de détecter, et même d’anticiper les différents risques liés à la téléphonie d’entreprise. Sipleo, éditrice de sa propre solution de communications unifiées, tient compte de ces divers dangers afin de mettre en place des technologies adaptées, qui puissent anticiper et prévenir les menaces externes. D’ailleurs, quelles sont les menaces auxquelles votre entreprise peut être confrontée ? Téléphonie et cyberattaques : les menaces auxquelles votre entreprise peut être confrontée 1 – Les frais de télécommunication La plus connue et la plus récurrente parmi toutes. En effet, les pirates utilisent une ligne téléphonique pour appeler en continu des numéros surtaxés et/ou des pays où les coûts de communication sont exorbitants. 2 – L’écoute clandestine S’ils ne sont pas sécurisés, les échanges téléphoniques de votre société peuvent être écoutés. Ainsi, des personnes tierces peuvent dérober des informations très importantes et/ou personnelles concernant vos clients ou votre structure. 3 – Les attaques DDoS (Déni de service) Une attaque par déni de service (DDoS) consiste à inonder un réseau de signaux d’appel afin de le saturer, puis de le ralentir ou de le rendre tout simplement hors service. 4 – Le smishing Le « smishing » est un mélange entre les termes « SMS » et « phishing ». Cette pratique consiste à envoyer des messages malveillants visant à récupérer des informations ou contenant un virus. 5 – Le vishing Le « vishing » est comme le « smishing ». Il s’agit d’un mot composé de deux termes : vocal et phishing. Les cybercriminels essayent de tromper vos collaborateurs pour obtenir un tas d’informations confidentielles. Comment Sipleo réagit face aux risques cyber liés à la téléphonie ? Comme nous avons pu le préciser plus haut, de nombreux éditeurs tiennent compte de tous les facteurs possibles existants et nouveaux pour vous garantir une protection optimale. C’est d’ailleurs le cas de Sipleo. À noter que l’équipe de Sipleo est la propre éditrice de la solution de téléphonie d’entreprise. Ainsi, toutes les données de sécurité sont gérées en interne. Moins de prestataire, moins d’intermédiaire et donc moins de risque de vol de données pour votre entreprise. Dans l’ensemble des offres de téléphonie de Sipleo vous bénéficiez automatiquement de toutes les fonctionnalités de sécurité : liste des attaques, ban des adresses IP, avertissement d’attaques, avertissement de sécurité, listes noires, filtre sur les adresses IP et firewall. Nos équipements utilisent les protocoles SIPS et SRTP afin de chiffrer vos communications de bout en bout et d’assurer la sécurité de tous vos échanges téléphoniques. De plus, nous avons la possibilité de mettre en place des sessions de sensibilisation pour vos collaborateurs. En effet, nous pensons que la formation est l’une des méthodes les plus efficaces pour prévenir les risques externes liés à la téléphonie et aux communications unifiées de votre société. Pour en savoir plus à ce sujet, contactez Sipleo Télécom au 04 94 08 65 45 ou via notre formulaire de contact en ligne. Vous avez des questions concernant notre solution de téléphonie VoIP ? Prenez contact avec notre équipe sans plus attendre ! contact@sipleo.com 04 94 08 65 45 Rejoignez-nous :

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5 faits qui énervent vos interlocuteurs pendant un appel

Sipleo
22 novembre 2023
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#téléphoniedentrepriseagile 5 faits qui énervent vos interlocuteurs au téléphone Une question, un changement d’adresse, une souscription à une nouvelle formule, une modification de contrat, un suivi de commande… Les clients privilégient encore beaucoup la téléphonie pour contacter votre société et obtenir une réponse rapide à leur demande. Cependant, quelques fois, les clients sont contrariés, frustrés voire énervés lorsqu’ils cherchent à joindre votre société… Et certains éléments, mis en place lors de la diffusion de votre accueil téléphonique, peuvent accentuer ces sentiments. Puis, envenimer les situations ! Quels sont ces 5 faits qui énervent vos appelants lorsqu’ils contactent votre entreprise ? Que faut-il faire à la place ? On vous donne nos conseils pour améliorer votre relation et offrir une meilleure expérience à vos clients ! 5 faits qui énervent vos interlocuteurs au téléphone • 1 • L’attente interminable, sans mesure de temporalité Attendre, c’est frustrant. Mais attendre sans connaître, a minima, le temps d’attente ou sa position dans la file, c’est encore pire ! Aujourd’hui, le temps est précieux. Que ce soit vos appelants ou vos agents, personne n’aime perdre du temps. Conseils : Pour pallier ce problème, diffusez à chaque appelant leur temps moyen d’attente ou bien leur position dans la file, via un message personnalisé. Vous pouvez également essayer de réduire le temps d’attente de vos appelants, en facilitant les tâches de vos collaborateurs lors de chaque appel ou en diffusant un message personnalisé concernant vos offres du moment et/ou nouveautés. • 2 • Un Serveur Vocal Interactif (SVI) trooop long ! Mettre en place un SVI ? Oui. Mais pas n’importe comment ! La construction de votre serveur vocal interactif doit être simple, rapide, claire et intuitive. L’important est de ne pas perdre votre client/prospect/fournisseur pendant le déroulé du SVI et d’aller à l’essentiel. Conseils : L’appelant ne doit pas se perdre dans les différents niveaux. Vous pouvez toujours, par conséquent, lui laisser la possibilité de contacter un conseiller. Au téléphone, l’attention de vos correspondants est assez limitée. C’est pourquoi, à chaque niveau, le nombre de choix ne doit pas être supérieur à 4. Rappelons que le SVI est, avant tout, là pour gagner du temps ! (Du côté de vos agents et de vos clients). • 3 • Ne pas être transféré vers la bonne personne ou le bon service Personne n’aime se faire transférer de service en service. Cela donne une image négative de l’entreprise en termes d’organisation interne, mais aussi de gestion/relation client. Un vrai cauchemar pour les appelants ! Conseils : Avant de mettre en place, quoi que ce soit, réfléchissez à un scénario d’appels fluide, simple et optimisé. Demandez à votre opérateur des suggestions ou de vous aider dans la construction d’un scénario d’appels. Sipleo accompagne ses clients dans la réalisation d’un scénario de qualité afin de satisfaire vos collaborateurs et vos interlocuteurs. • 4 • Ne pas arriver à joindre quelqu’un Ça sonne, ça sonne, mais personne ne répond… Les clients n’apprécient pas beaucoup que l’on ne leur réponde pas. Il s’agit encore d’une mauvaise image qui est renvoyée : ils ont besoin de vous, ils souhaitent faire appel à vos services… Mais personne ne décroche. Et pourtant ! Il existe des solutions pour ne perdre aucun appel, quelle que soit la taille de votre société. Conseils : Votre solution de téléphonie doit vous permettre de gérer les débordements d’appels et/ou les transferts sur les portables par exemple. Vous pouvez même mettre en place un répondeur téléphonique. Avec Sipleo, vous bénéficiez, en plus de ça, d’une application mobile (compatible avec Androïd et IOS). Vous avez également la possibilité de créer des boîtes vocales (enregistreuses ou non) différentes en fonction de la ligne appelée ou du poste. • 5 • Ne pas être « reconnu » Votre interlocuteur parvient enfin à avoir quelqu’un au bout du fil. Cependant, votre collaborateur met du temps à retrouver sa fiche… Et c’est la goutte de trop. Si votre client a mis du temps à avoir un agent au bout du fil ou que le chemin pour avoir quelqu’un était trop complexe, il se peut qu’il ait accumulé des sentiments négatifs et ne soit pas content de perdre encore plus de temps. Conseils : Si votre entreprise utilise un outil métier (CRM, ERP ou autre logiciel professionnel), il est important de le coupler avec votre solution de téléphonie. Avec Sipleo, le couplage est possible avec plus de 20 outils du quotidien (Wavesoft, Salesforce, Sellsy, EBP, etc.). En plus, grâce à cette liaison, vous bénéficiez d’autres fonctionnalités comme la remontée automatique de fiches, l’inscription directe de taches dans le CRM, le click to call, l’enregistrement des appels et plus encore ! Autres avantages : vous faites gagner à vos agents et clients du temps précieux, vous créez des liens et humanisez vos échanges. Sipleo, une solution de téléphonie qui optimise et rend votre accueil téléphonique unique Dans cet article, les 5 faits qui énervent vos interlocuteurs lorsqu’ils contactent votre entreprise sont plus axés sur l’accueil téléphonique et la gestion des appels. D’ailleurs, les outils proposés par Sipleo, pour optimiser ces étapes-là sont nombreux. On retrouve le prédécroché, le serveur vocal interactif et le couplage de la téléphonie à l’informatique. Le prédécroché, disponible dans nos offres de téléphonie, donne le temps à vos agents de finaliser une tâche avant de répondre à un appel. Vous avez la possibilité de diffuser, par exemple, une musique d’attente ou un message personnalisé, le temps que vos collaborateurs finissent de traiter un appel ou un dossier. Le serveur vocal interactif (SVI), accessible sur Sipleo, vous permet de répondre à un certain nombre de demandes clients, sans avoir nécessairement recours à une intervention humaine. Celui-ci améliore la distribution des appels, gère les actions courantes et la simple consultation d’informations. En plus du prédécroché et du SVI, vous pouvez créer un accueil téléphonique sur mesure en couplant votre téléphonie à votre logiciel métier. Grâce aux outils mis à disposition par Sipleo, vous pouvez créer un accueil téléphonique unique et optimiser considérablement votre image de marque ! Bien sûr, les outils développés par Sipleo ne se limitent pas seulement

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Comment l’IA peut révolutionner votre téléphonie d’entreprise ?

Sipleo
22 septembre 2023
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#téléphoniedentrepriseagile Comment l’IA peut révolutionner votre téléphonie d’entreprise ? En 2023, l’intelligence artificielle a bouleversé de très nombreux secteurs en France et dans le monde. L’enseignement, l’informatique, la santé, la finance ou encore les télécoms… Pas un seul domaine d’activité n’est épargné ! Au départ, l’IA était un outil de recherche d’informations accessible via chatGPT d’OpenAI, puis Google Bard, BingChat,etc. Aujourd’hui, utiliser l’IA est une chance d’améliorer l’efficacité, la productivité et la satisfaction de vos clients, quel que soit votre domaine d’activité. Dans cet article, nous allons aborder deux points importants pour vous aider à comprendre comment l’intelligence artificielle peut révolutionner votre téléphonie d’entreprise et vos usages au quotidien. Dans quelle mesure l’IA peut révolutionner la téléphonie d’entreprise ? Grâce à l’intelligence artificielle, de nombreuses possibilités en termes de personnalisation et d’automatisation peuvent voir le jour d’ici quelques années. Voilà ce qu’il sera peut-être possible de faire en termes de téléphonie d’entreprise, grâce à l’IA ! Automatisation des tâches L’IA peut vous aider à automatiser de nombreuses tâches, telles que la gestion des appels, la prise de rendez-vous ou encore le suivi des clients. Cela peut décharger vos collaborateurs de certaines missions, afin qu’ils puissent se concentrer sur des points plus importants. Amélioration de la qualité des appels Ici, l’intelligence artificielle peut être utilisée pour améliorer la qualité des appels, en identifiant/supprimant les bruits de fond, en corrigeant la clarté de la voix et en traduisant les appels dans plusieurs langues (par exemple). Personnalisation de l'expérience client Cette nouvelle technologie peut être utilisée pour personnaliser l’expérience client, en identifiant les clients, en leur fournissant des informations personnalisées et en leur recommandant des produits ou services pertinents. Résolution des problèmes L’IA peut également être utilisée pour résoudre les problèmes plus efficacement, en identifiant rapidement les causes des problématiques et en proposant des solutions adaptées. Sipleo propose de nouvelles options développées avec l’IA dans ses offres télécoms Depuis quelques mois, nos équipes techniques travaillent sans relâche sur l’optimisation de nouvelles fonctionnalités liées à l’IA. Ces dernières sont accessibles depuis toutes nos offres de téléphonie, mais disponibles uniquement en option. Quelles sont les fonctionnalités concernées par ces toutes dernières optimisations ? Voyons ça tout de suite ! La Reconnaissance Automatique de la Parole (ASR) avec l’IA Les premières améliorations sont basées autour de l’Automatic Speech Recognition (ASR) autrement dit la Reconnaissance Automatique de la Parole (RAP). Une fois la mise à jour de notre IPBX effectuée, la reconnaissance vocale de Sipleo sera en mesure de retranscrire textuellement les messages vocaux laissés par vos clients et de les faire suivre par mail ou SMS. En plus de ça, la retranscription pourra aussi être consultée sur SipleoAssist, la page web de Sipleo ainsi que dans la prochaine MAJ de SipleoMobile (IOS, Android ou Web). Dans les prochaines versions de Sipleo, il sera également possible de transcrire textuellement des conversations ! Le Text-To-Speech (TTS) avec l’IA Le deuxième point important concerne l’amélioration du Text-To-Speech (TTS) autrement dit la conversion d’un message texte en message vocal. Depuis ses débuts, Sipleo intègre un moteur de synthèse vocale, local et présent. Ces derniers mois, avec l’arrivée de l’Intelligence Artificielle, de grandes avancées ont eu lieu concernant ces sujets. En effet, il est maintenant possible d’utiliser des services IA pour obtenir un rendu plus « humain ». En plus de ça, des possibilités de personnalisation sont disponibles : choix de la voix et des langues. Ces nouvelles fonctionnalités sont d’ores et déjà disponibles. Pour ceux qui possèdent notre solution de téléphonie sur IP et qui ont choisi ces options, pensez à faire la mise à jour rapidement. Vous n’êtes pas client Sipleo, mais vous êtes très intéressé par ces options pour améliorer la productivité de vos collaborateurs et rendre votre société plus compétitive ? Contactez notre équipe par mail, téléphone ou via les réseaux sociaux ! Vous avez des questions concernant notre solution de téléphonie VoIP ? Prenez contact avec notre équipe sans plus attendre ! contact@sipleo.com 04 94 08 65 45 Rejoignez-nous :

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Les fonctionnalités de Sipleo qui s’adaptent à votre métier [P2]

Sipleo
30 août 2023
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#téléphoniedentrepriseagile IPBX Sipleo : les fonctionnalités qui s’adaptent à votre métier (PARTIE 2) [SUITE] Chose promise, chose due ! Le mois dernier nous avons publié un article concernant une partie des fonctionnalités de Sipleo. Ce mois-ci nous vous dévoilons la suite. Mobilité, télétravail, travail collaboratif, monitoring, sécurité… Des fonctionnalités qui s’adaptent à votre métier et qui sont toutes aussi importantes pour le bon fonctionnement de votre activité. Quel que soit votre métier, vos responsabilités ou encore la taille de votre société, Sipleo s’adapte à vous ! Si vous avez manqué la première partie de cet article, je vous invite à y jeter un coup d’œil : IPBX Sipleo : les fonctionnalités qui s’adaptent à votre métier (P1) Mobilité et télétravail – 2 outils pour une meilleure productivité Avec le temps, les habitudes et usages des entreprises évoluent. Aujourd’hui, la mobilité et le télétravail ont une place importante au sein de certaines entreprises. C’est pourquoi, cela nécessite quelques ajustements dont notamment pour la partie téléphonie. Dans ses offres, Sipleo propose 2 outils pour faciliter ces nouveaux besoins et des fonctionnalités qui s’adaptent à votre métier. Le softphone Ce logiciel de téléphonie, uniquement disponible sur ordinateur, remplace et possède les mêmes fonctionnalités qu’un téléphone traditionnel. Vous pouvez appeler et être appelé, sans décrocher votre combiné ou téléphone portable… Tout se fait à partir de votre ordinateur en utilisant une ligne dédiée. Le softphone de Sipleo est très avantageux pour les entreprises, car il optimise leur rentabilité, qualité et performance : outil flexible qui s’adapte à toutes les structures, compatibilité avec les casques Jabra (et d’autres périphériques du marché), instauration plus facile du télétravail en interne, meilleure rentabilité sur le long terme… Et plus encore ! Cas d’usage : vous instaurez le télétravail au sein de votre entreprise et vous souhaitez améliorer la productivité de vos collaborateurs et diminuez vos coûts ? Le softphone est l’allié idéal ! Avec lui, vous pouvez configurer des raccourcis clavier pour effectuer certaines commandes, mettre un appel en muet, diffuser une musique d’attente, transférer un appel, gérer plusieurs lignes téléphoniques… Et bien d’autres possibilités ! Toutes les fonctionnalités du softphone SipleoMobile Avec SipleoMobile, la mobilité de vos collaborateurs est facilitée ! Passez et réceptionnez des appels professionnels depuis votre smartphone (iPhone ou Android) en utilisant le même numéro de téléphone que celui de votre poste fixe. L’application mobile Sipleo vous permet de rester joignable sur votre numéro professionnel quel que soit le lieu où vous vous trouvez ; de réaliser rapidement des transferts d’appels ; de créer ou de participer à des conférences téléphoniques ; d’utiliser l’annuaire de l’entreprise ; de visualiser le journal d’appels… En bref de pouvoir travailler efficacement lors de vos déplacements tout en utilisant les mêmes possibilités qu’au bureau. Cas d’usage : votre activité vous contraint d’être très régulièrement en déplacement et vous avez besoin d’être joignable à n’importe quel moment (commercial, agent immobilier, vendeur itinérant, contrôleur, routier, dépanneur, paysagiste, jardinier, facteur, livreur, etc.), SipleoMobile est fait pour votre activité ! Toutes les fonctionnalités du SipleoMobile Le travail collaboratif Le travail en équipe améliore la compétitivité et la performance de chaque entreprise. Et cela devient plus facile à mettre en place lorsque vos agents collaborent avec des outils adaptés ! Conférences téléphoniques, envoi de SMS, interphonie… Grâce à ces petites fonctionnalités, qui s’adaptent à votre métier, le travail collaboratif est à la portée de tous. Les conférences téléphoniques Centralisez et gérez vos conférences téléphoniques comme vous le souhaitez avec Sipleo ! Retrouvez toutes les téléconférences passées sur l’outil SipleoAssist ou sur votre poste fixe. Dès le début de la conférence, ajoutez-y des membres, en utilisant la fonctionnalité du drag & drop (glisser/déposer) ou le clic droit de votre souris dans SipleoAssist. Cette fonctionnalité de Sipleo vous permet de faciliter la collaboration et les échanges à distance, mais aussi de favoriser le travail d’équipe ! Cas d’usage : si votre équipe est en télétravail et organise des réunions récurrentes, les conférences téléphoniques peuvent s’adapter à ce type d’usage. Vos associés sont en déplacement et vous avez besoin de faire un point rapide avec eux ? Utilisez les téléconférences de Sipleo ! En savoir plus sur les conférences téléphoniques L’envoi de SMS Rien de plus simple que d’envoyer des SMS à ses collègues de travail, via une seule plateforme que de switcher sur votre logiciel de chat pour envoyer le message et obtenir une réponse ! Sur SipleoAssist, tout est centralisé. Dans la catégorie « messages » vous pouvez, en quelques clics, envoyer, consulter, supprimer ou réceptionner tous vos SMS, à condition, bien sûr, d’utiliser une puce. Cas d’usage : vous êtes en télétravail ou au bureau et vous souhaitez interroger votre collègues, responsables sur un sujet en particulier ? Envoyez-lui un SMS instantanément. En savoir plus sur l’envoi de SMS Monitorez vos équipes et gérez les disponibilités Enregistrement des appels, statistiques d’appels, le logiciels Supervisor… Sipleo a également pensé à développer quelques outils pour simplifier le monitoring de vos équipes ! L’enregistrement des appels Optimisez vos échanges, protégez vos agents, formez vos collaborateurs… L’enregistrement des appels est possible avec Sipleo. Bien évidemment les raisons doivent être véritablement identifiées, car cette pratique est encadrée juridiquement par la CNIL. Avec Sipleo, vous avez la possibilité d’enregistrer les appels de manière globale ou en suivant les appels, depuis SipleoAssist, en fonction de la ligne et de l’origine de l’appel, un appel en temps réel ou encore en définissant la durée des conversations enregistrées. L’enregistrement des appels, vous permet de mieux former et évaluer vos équipes, vous assurer de la qualité des accueils téléphoniques ou encore retracer un appel. Cas d’usage : vous venez de recruter un nouveau collaborateur et vous avez besoin de le former sur la partie démarchage téléphonique ou prospection client. Vous pouvez choisir d’enregistrer la plupart des appels téléphoniques de cet agent pour ensuite voir avec lui les axes positifs/négatifs lors de la réécoute avec lui. En savoir plus sur l’enregistrement des appels Les statistiques d’appels Dans une entreprise, prévoir est essentiel. Les statistiques des appels vont vous permettre de connaître le flux des appels à venir, d’organiser les plannings de vos collaborateurs ou encore d’améliorer votre stratégie commerciale.

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IPBX Sipleo : les fonctionnalités qui s’adaptent à votre métier [P1]

#téléphoniedentrepriseagile IPBX Sipleo : les fonctionnalités adaptées à votre métier (PARTIE 1) Depuis plus de 30 ans, l’équipe de Sipleo met tout en œuvre pour proposer aux entreprises une solution unique, évolutive et adaptée à chaque métier. Aujourd’hui, la solution de téléphonie d’entreprise sur IP comporte plus de 50 fonctionnalités, que ce soit en termes d’accueil, de productivité, de couplage, de mobilité, de télétravail, de travail collaboratif, de gestion d’équipes ou encore de sécurité. Quel que soit votre métier, vos responsabilités ou encore la taille de votre société, Sipleo est capable de s’adapter ! Voyons ensemble les fonctionnalités de l’IPBX Sipleo, qui peuvent parfaitement s’adapter à votre métier, parmi les catégories énumérées ci-dessus. L’accueil personnalisé de votre téléphonie d’entreprise Sipleo met à votre disposition un grand nombre de fonctionnalités, de façon à personnaliser et à adapter votre accueil téléphonique en fonction de vos services, collaborateurs, scénarios internes (groupes, plannings, profils…), entités, etc. Le serveur vocal interactif (SVI) Il vous permet de gérer l’ensemble des appels entrants en limitant les contacts directs avec vos agents. Celui-ci va orienter et informer chaque appelant du mieux possible. Le SVI possède de nombreux avantages et fait partie des fonctionnalités phares de notre solution de téléphonie sur IP. Cas d’usage Vous pouvez configurer un ou plusieurs serveurs vocaux interactifs pour répondre à différents besoins : informez vos clients d’un évènement important, dans un lapse de temps assez court, sans mobiliser du personnel ; réalisez des sondages pour améliorer la qualité des échanges ; diffusez des messages concernant de nouveaux produits/services ou une promotion ponctuelle ; authentifiez rapidement les appelants pour offrir un meilleur accompagnement. De nombreuses autres configurations sont possibles avec le SVI pour optimiser le travail au sein de votre équipe et accroître la compétitivité de votre société. Le multisite Plus de flexibilité, plus de mobilité, le multisite est un format d’entreprises assez répandu en France. Notre IPBX vous permet de mutualiser vos lignes téléphoniques et de créer un accueil personnalisé en fonction de la ligne contactée. Avec Sipleo, la mutualisation de vos lignes vous donne accès à une meilleure configuration et gestion des lignes. Cas d’usage Avec la fonctionnalité multisite de Sipleo, gérez vos lignes téléphoniques situées sur des sites différents à partir d’une seule solution de téléphonie ; utilisez un seul numéro pour plusieurs sites (secteur médical par exemple) ; possédez plusieurs lignes téléphoniques pour un seul site, etc. Votre entreprise bouge et évolue ? L’IPBX Sipleo aussi ! D’autres fonctionnalités sont disponibles sur Sipleo afin de personnaliser le plus possible votre accueil téléphonique, dont le prédécroché, le serveur park, la boîte vocale personnalisée, les files d’attente, la gestion des compétences… Je vous invite à les découvrir ! Fonctionnalités pour personnaliser votre accueil Gagnez en productivité grâce à votre téléphonie d’entreprise SMS, conférences téléphoniques, appels, fax… Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre quotidien sont disponibles sur Sipleo ! Le click to call Configuré avec SipleoAssist et lié avec le CTI, le click to call est une fonctionnalité indispensable pour vos échanges téléphoniques du quotidien ! Dirigez-vous sur une page Google, un site internet, un CRM ou encore une boîte mail et cliquez simplement sur le numéro que vous souhaitez appeler. Si le numéro est enregistré dans votre annuaire et qu’il appartient à un contact, le nom de celui-ci apparaîtra automatiquement. Avec le click to call, vous gagnez du temps dans le processus de lancement d’un appel, vous automatisez certaines tâches récurrentes, vous réduisez le risque d’erreur et vous pouvez corriger rapidement si vous cliquez sur le mauvais numéro. Cas d’usage Vous êtes amenés à échanger par téléphone quotidiennement avec plusieurs personnes (clients, prospects, prestataires, etc.). Pour garantir une meilleure efficacité et éviter des erreurs inutiles, le click to call sera votre meilleur allié ! La gestion des compétences Facilitez la gestion de vos appels entrants et sortants en mettant en place un triage réalisé en fonction des connaissances et des compétences de vos collaborateurs. La mise en place d’un serveur vocal interactif (SVI) est indispensable pour configurer des réglages intelligents en fonction des compétences de vos agents. Lorsqu’une personne va chercher à prendre contact avec votre entreprise (client, partenaire, prestataire…), votre SVI peut réaliser 4 actions : repérer la provenance de l’appel grâce au numéro de téléphone ; demander à l’appelant d’appuyer sur les numéros correspondant à sa requête ; prendre en compte les demandes de l’appelant ; rediriger vers la bonne personne ou le bon service en fonction de sa problématique. Toutes les actions réalisées par le SVI vont permettre à l’appelant d’avoir le bon interlocuteur à l’autre bout du fil. Cas d’usage La gestion des compétences va vous donner la possibilité d’établir des redirections vers les collaborateurs ayant des compétences spécifiques : langues étrangères, informatique, juridique, technicien, commercial… Une façon pour vous de traiter efficacement les appels entrants et d’améliorer considérablement le parcours client. Chez Sipleo, nous comprenons vos besoins et ceux de vos clients. C’est pourquoi, diverses fonctionnalités sont disponibles pour personnaliser et optimiser votre téléphonie d’entreprise. Fonctionnalités pour améliorer votre productivité Le couplage de la téléphonie à l’informatique (CTI) En plus du SVI (Serveur Vocal Interactif), le CTI (Couplage de la Téléphonie à l’Informatique) est aussi très demandé. Le simple fait de pouvoir lier votre solution de téléphonie à votre outil métier (CRM, ERP, autres logiciels professionnels) va simplifier vos tâches quotidiennes ! De plus, une fois le CTI configuré, celui-ci vous donne accès à d’autres fonctionnalités très avantageuses ! La distribution automatique des appels (ACD) L’ACD est plus réactif qu’un humain. Cette technologie innovante gère les compétences de vos collaborateurs et les règles d’appels entrants pour vous aider à réceptionner, le plus rapidement et efficacement possible, un maximum d’appels. De plus, l’ACD va permettre à votre solution de téléphonie de router les appels selon des variables prédéfinies (disponibilité, langues parlées, métiers, compétences techniques…), comme nous avons pu voir tout à l’heure dans la section gestion des compétences. Cas d’usage Si vous recevez un grand nombre d’appels par jour, l’ACD vous permet d’aiguiller intelligemment chaque appel en tenant compte de chaque compétence ;

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2023 – Enregistrement des appels et RGPD : que dit la loi ?

#téléphoniedentrepriseagile 2023 – Enregistrement des appels et RGPD : que dit la loi ? Depuis quelques années, l’enregistrement des appels est très encadré pour les sociétés. Désignation d’un DPO, conditions d’enregistrement des appels, conservation des enregistrements limitée selon l’activité… Une chose est sûre, on ne peut pas enregistrer n’importe quoi et n’importe comment ! Un point rapide concernant la réglementation Pour commencer, dans le cas où l’entreprise désigne un DPO suite à l’entrée en vigueur du RGPD, celui-ci doit être associé à la mise en œuvre des écoutes et/ou des enregistrements des appels. De plus, le dispositif d’enregistrement ou d’écoute doit être obligatoirement inscrit au registre des activités de traitement tenu par votre société. Étant une pratique très encadrée, l’écoute et l’enregistrement des appels doivent respecter certaines règles et limites, que nous allons expliquer dans la suite de cet article. L’écoute et l’enregistrement des appels : que dit la loi ? Le système d’enregistrement des appels est encadré juridiquement par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Lorsque celui-ci est mis en place au sein de votre entreprise, vous avez l’obligation d’en informer vos collaborateurs ainsi que vos clients et d’obtenir leur approbation. De plus, l’écoute et l’enregistrement des appels doivent respecter certaines mesures, dont notamment l’objet de l’enregistrement, la durée de conservation ou encore l’habilitation concernant les écoutes et l’accès aux données. Les conditions d’enregistrement des appels Dans le cadre du dispositif d’enregistrement des appels, seuls les échanges poursuivant un objectif défini et reconnu comme étant une nécessité (formation, évaluation, qualité et preuve) sont autorisés. D’accord, mais c’est-à-dire ? En tant qu’employeur, vous avez la possibilité de mettre en place des enregistrements téléphoniques, qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs, tout en respectant les conditions énoncées précédemment. La formation Vous pouvez enregistrer, ponctuellement, les échanges téléphoniques de vos agents dans le cadre de leur formation. Le but étant de réutiliser des enregistrements comme support pour mettre en avant les points positifs et les différents axes d’amélioration. L’évaluation Vous avez la possibilité d’enregistrer ponctuellement les échanges téléphoniques de vos collaborateurs, dans le but de les évaluer. La qualité L’amélioration de la qualité de votre service client, après-vente, technique ou autre peut également être une condition à l’enregistrement des appels. La preuve Si vous êtes directeur d’un cabinet d’assurance, d’une agence bancaire et que votre activité consiste à vendre des contrats par téléphone, alors l’enregistrements des appels est indispensable ! Dans votre secteur, la réalisation d’une transaction ou l’établissement de contrat par téléphone est récurrent. Pour protéger votre société ainsi que vos salariés, l’enregistrement des appels peut servir de preuve pour toute action effectuée. La durée de conservation des échanges Cependant, la durée de conservation des échanges téléphoniques est limitée. En effet, celle-ci ne doit pas excéder 6 mois, sauf texte imposant une durée spécifique ou une justification particulière. Les documents d’analyse peuvent être conservés jusqu’à 1 an. Concernant les organismes devant prouver, si besoin, l’établissement d’un contrat, la durée de conservation est également limitée et peut parfois être prévue par un texte spécifique. La CNIL indique également : « Une politique d’archivage et de purge des données doit être mise en place, conformément aux durées de prescription de l’action en contestation du contrat prévues par la loi. » L’habilitation et l’accès concernant les écoutes des enregistrements L’accès aux enregistrements doit être limité aux services concernés par l’objectif qui est poursuivi. Dans le cas où l’enregistrement serait mis en œuvre à des fins de qualité de service, seules les personnes incluent dans cette mission peuvent accéder à ces données. RGPD : que dit la loi ? Concernant le RGPD, il faut savoir que l’enregistrement d’un appel peut débuter au moment où toutes les parties participant à l’appel ont donné leur consentement. C’est ce qu’exige le RGPD et d’autres règlements à l’échelle européenne, tel que le règlement ePrivacy. Le règlement ePrivacy exige que vous obteniez le consentement explicite des utilisateurs finaux avant d’enregistrer un appel ou d’utiliser toute autre technologie stockant des données à caractère personnel. De plus, toutes les parties doivent donner leur accord et être dans la capacité de pouvoir se retirer de façon concrète. Le RGPD impose également un motif valide et juridique pour un enregistrement d’appel qui pourrait collecter certaines informations. L’enregistrement des appels avec Sipleo L’option d’enregistrement des appels est disponible sur Sipleo. Le but est de vous permettre d’atteindre vos objectifs facilement et de manière plus productive. Que ce soit pour de la formation, de l’évaluation, de l’amélioration ou l’établissement de preuve, tout est possible avec Sipleo. Et même sa configuration ! Grâce à notre solution de téléphonie d’entreprise sur IP, vous pouvez enregistrer des appels en seulement quelques clics : De manière globale ou en suivant les appels En fonction de la ligne et de l’origine de l’appel Un appel en temps réel En définissant la durée des conversations enregistrées Depuis le SipleoAssist Notre solution de téléphonie offre également de nombreuses autres fonctionnalités évolutives et personnalisables en fonction de votre activité. Serveur vocal interactif (SVI). Couplage de la téléphonie à l’informatique (CTI). Softphone. Prédécroché. Réglages intelligents… Nos équipes mettent tout en œuvre pour vous proposer les meilleures fonctionnalités ! En plus de ça, notre IPBX s’adapte parfaitement à vos activités : service, industrie, transport, logistique, comptabilité, et plus encore ! Celui-ci peut vous accompagner au bureau ou lors de vos différents déplacements. Notre équipe travaille continuellement sur de nouvelles optimisations de façon à répondre aux besoins de nombreuses sociétés situées en France, dans les DOM et à l’étranger. Vous avez une idée en tête, un projet complexe ou un besoin spécifique ? Nous sommes ouverts à toutes demandes et pouvons vous apporter les solutions dont vous avez besoin ! *sources : ePrivacy (cookiebot) https://knowledge.hubspot.com/fr/calling/what-are-the-call-recording-laws https://www.cnil.fr/fr/lenregistrement-des-conversations-telephoniques-afin-detablir-la-preuve-de-la-formation-dun-contrat https://www.cnil.fr/fr/lecoute-et-lenregistrement-des-appels-sur-le-lieu-de-travail#:~:text=L%27employeur%20ne%20peut%20pas,pour%20lutter%20contre%20les%20incivilités. https://info.haas-avocats.com/droit-digital/rgpd-précisions-enregistrement-des-conversations-telephoniques Pour en savoir plus, prenez contact avec notre équipe ! contact@sipleo.com 04 94 08 65 45 Rejoignez-nous :

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Télécom : pourquoi utiliser la VoIP dans votre entreprise ?

#téléphoniedentrepriseagile Télécom : pourquoi utiliser la VoIP dans votre entreprise ? La VoIP fait partie de ces nombreuses évolutions technologiques, qui, depuis quelques années, accompagnent les entreprises dans leur transformation digitale. Mobilité. Réduction de coût. Fonctionnalités croissantes. Utilisation simplifiée… La voix sur IP avec Sipleo est une réelle opportunité pour votre entreprise ! Vous avez pour projet de changer d’infrastructure ? Découvrez toutes les informations à savoir sur la VoIP, pour vous aider à sauter le pas ! L’accueil personnalisé de votre téléphonie d’entreprise Qu’est-ce que la VOIP ? La solution VoIP (Voice over Internet Protocol, ou encore « voix sur IP »), donne l’opportunité, à un grand nombre d’entreprises de simplifier leur système de téléphonie, de façon significative. D’autant plus que les outils voix sur IP utilisent une technologie, qui permet de transmettre des appels (vidéo ou vocaux) en passant par Internet. De ce fait, les entreprises n’ont plus nécessairement besoin d’avoir un réseau de téléphonie traditionnel. Grâce au cloud, celles-ci peuvent facilement lancer et/ou recevoir des appels à partir de n’importe quel support (smartphone, tablette, ordinateur…). En plus de ça, elles continuent à privilégier d’une qualité de service identique à celle proposée par les opérateurs. C’est notamment le cas de Sipleo, opérateur téléphonique et expert en téléphonie d’entreprise depuis plus de 30 ans. En plus des appels, notre solution VoIP intègre également des options de communication unifiée, dont : un centre d’appels, l’envoi de SMS, une messagerie instantanée, etc. Pourquoi utiliser la VoIP dans son entreprise ? #1 Une infrastructure plus économique Grâce à la VoIP, vous avez la possibilité d’utiliser des systèmes de téléphonie virtuels, autrement dit des softphones. Ce qui s’avère être beaucoup moins coûteux que des systèmes de téléphonie standards. En effet, en passant par le biais d’un softphone, et notamment celui de Sipleo, les frais liés à l’achat, l’installation ou encore la maintenance de votre matériel (téléphone fixe, DECT, etc.) sont diminués. Seuls les casques audio (avec micro intégré, par exemple) sont susceptibles de générer des coûts, peu élevés. Il faut savoir qu’aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent des softphones à la place des téléphones fixes. Pour en savoir plus sur cet outil révolutionnaire, je vous invite à lire cet article : « softphone : un atout pour votre entreprise ». #2 Un déploiement simplifié et une meilleure gestion De nos jours, installer une solution VoIP est facile. Avec Sipleo, par exemple, vous pouvez paramétrer vos propres numéros de téléphone (nationaux ou internationaux) très rapidement. Une fois l’installation effectuée par notre équipe technique, vous avez accès à tout un panel de fonctionnalités et d’outils indispensables au quotidien. Une formation sur notre solution VoIP est au préalablement mise en place, afin que vos collaborateurs puissent utiliser chaque outil dans les meilleures conditions. De plus, il faut savoir que les solutions VoIP sont plus flexibles que les solutions classiques. Grâce à elles, vous pouvez facilement adapter votre infrastructure en fonction de vos besoins : ajout de postes/comptes supplémentaires en période d’embauche, etc. #3 Plus de mobilité et une meilleure productivité Outre les économies et la gestion facile de chaque communication, la VoIP vous fait bénéficier d’une meilleure mobilité. D’un côté, vos collaborateurs peuvent communiquer entre eux beaucoup plus facilement. Notamment par le biais de plusieurs outils, dont la messagerie instantanée (avec SipleoAssist par exemple). D’un autre côté, la mobilité de vos agents évolue. Étant donné qu’ils peuvent accéder aux différents moyens de communication lors de leurs déplacements, la mise en place du travail à distance ou d’éventuels déplacements est désormais plus facile. Avec le système VoIP de Sipleo, vous avez la possibilité de rediriger intelligemment chaque client vers le bon service. Cela permet de gagner en temps, en productivité et d’optimiser l’expérience de vos clients. Sipleo, met à votre disposition trois outils indispensables pour travailler au bureau, de chez vous ou à un autre endroit : ?Un assistant téléphonique disponible sur ordinateur pour vous donner un aperçu du nom de l’interlocuteur lors de la sonnerie, répondre ou lancer un appel – SipleoAssist ; ? Un outil pour appeler ou décrocher sur votre ordinateur – SipleoPhone ; ?Notre assistant téléphonique accessible sur votre mobile, qui vous permet déchanger avec vos clients ou vos collaborateurs, tout en utilisant votre numéro professionnel ou celui de votre poste fixe – SipleoMobile. #4 L’efficacité de votre service client Les solutions VoIP ont pour avantage de pouvoir être couplées à de nombreux outils professionnels : CRM, ERP ou autres logiciels. Cela permet à vos équipes, quel que soit le service, de suivre chaque projet ou de récupérer les données clients à tout moment. Sipleo propose le couplage de la téléphonie à l’informatique dans ses différentes offres. Cette fonction améliore le quotidien de vos collaborateurs, optimise votre service client et rend votre société plus compétitive ! Notre solution VoIP se lie avec de nombreux outils professionnels, dont Wavesoft, Sellsy, Salesforce, EBP, Agiris… Et plus encore. Je vous invite à découvrir notre liste non-exhaustive des logiciels compatibles avec Sipleo. Votre outil métier n’apparaît pas dans la liste ? Pas de panique ! Contactez notre équipe afin que l’on puisse vérifier la possibilité de couplage avec Sipleo. La VOIP, une solution stratégique et intuitive pour votre entreprise Comme nous avons pu le voir dans cet article, la technologie VoIP est plus qu’avantageuse pour votre activité ! En plus de ses nombreux atouts, la VoIP est une technologie stratégique pour faire prospérer votre entreprise et la rendre plus performante. La solution VoIP Sipleo, vous fait bénéficier d’outils et de fonctionnalités indispensables pour votre structure et le quotidien de vos collaborateurs. En plus de ça, elle se couple avec plus de 20 logiciels que vous et vos agents êtes amenés à utiliser quotidiennement : CRM, ERP, logiciels professionnels… Étant développé par notre équipe, en interne, Sipleo a la capacité d’être flexible et d’évoluer au même rythme que votre société : ouverture d’un nouveau site, session de recrutement, implantation à l’étranger, développement d’un nouveau service… Tout est fait pour simplifier et optimiser vos missions, que vous soyez au bureau ou en déplacement. Vous avez des questions concernant notre solution

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Softphone : un atout de taille pour votre entreprise

Sipleo
28 avril 2023
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#téléphoniedentrepriseagile Softphone : un atout pour votre entreprise Un grand nombre de sociétés ont fait le choix de dématérialiser les standards téléphoniques fixes, offerts par la téléphonie sur IP, pour plusieurs raisons : permettre aux collaborateurs de travailler de chez eux de la même manière qu’au bureau et faciliter les échanges internes et externes. L’outil, présent dans la plupart des solutions de téléphonie VoIP et capable de se passer de standard fixe, est le softphone. Celui-ci a littéralement transformé de nombreux ordinateurs en postes téléphoniques. Mais alors pourquoi utiliser le softphone en entreprise ? Mise à part la mobilité, quels sont ses autres avantages ? On vous en dit plus dans notre article de blog. Qu’est-ce qu’un softphone ? Avant toute chose, il faut savoir que le softphone est un téléphone virtuel. Il est à la fois dématérialisé et possède un vrai numéro de téléphone. Grâce à lui, vous avez la possibilité de lancer vos appels depuis un ordinateur ou un téléphone portable, via Internet. Lorsque vous passez des appels, vos communications sont envoyées en paquet de données. En fait, le principe est le même que pour des mails ou des téléchargements. De plus, le softphone fonctionne par le biais d’une application web, qui elle, est associée à une solution de téléphonie sur IP, telle que Sipleo. Avec le softphone, il vous est également possible d’avoir une ligne fixe ou portable avec un numéro national ou international. Cela dépend uniquement de votre entreprise et de vos objectifs. En résumé, le softphone remplace les standards téléphoniques classiques sur IP et vous fait bénéficier d’une meilleure mobilité et flexibilité. Mais ses avantages ne s’arrêtent pas là ! Pour que vos collaborateurs puissent travailler dans de bonnes conditions et répondre aux besoins de chaque interlocuteur, privilégiez les casques audios et les micros ! Comment choisir ? Pour mieux comprendre l’importance de cet outil indispensable et vous aider à faire un choix, je vous invite à lire l’article « Téléphonie fixe : comment bien choisir son équipement téléphonique ? » Le softphone et ses avantages pour votre entreprise Aujourd’hui, le softphone intervient de plus en plus au sein des entreprises, car il améliore la mobilité de vos collaborateurs et s’intègre facilement dans de nouvelles habitudes de travail. Cependant, les avantages de cet outil révolutionnaire pour les sociétés ne s’arrêtent pas seulement là. Quelle que soit la taille de votre entreprise, le softphone est un véritable atout. Et voilà pourquoi ! #1 Un bénéfice économique Grâce à cet outil dématérialisé, vous n’avez plus besoin d’équipement physique (hormis casque audio et micro), de renouveler votre matériel ou encore de l’entretenir. Et cela représente un bénéfice économique et un gain de temps en termes de logistique, qui ne sont pas négligeables. En tant qu’opérateur téléphonique, Sipleo vous propose des coûts inférieurs aux lignes téléphoniques classiques. #2 Une installation facilitée et une prise en main rapide L’installation du softphone est très facile. C’est d’ailleurs aussi simple que d’installer un logiciel ou une app mobile. Notre softphone est un outil qui est extrêmement rapide à prendre en main, quel que soit le niveau de maîtrise des logiciels. L’interface de notre softphone est intuitive, claire et affiche que les éléments essentiels. Celui-ci est conçu de sorte à ce que chaque utilisateur puisse maîtriser les appels et l’ensemble des fonctionnalités en quelques minutes. #3 Plus de mobilité Comme expliqué plus haut, le softphone est un atout considérable pour la mobilité en entreprise. Étant donné que les lignes téléphoniques sont dématérialisées, vos collaborateurs peuvent travailler de n’importe quel endroit et se déplacer sans contrainte. Au bureau, à domicile, en déplacement, en wifi, en 4G (5G), depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone mobile, le softphone vous permet de rester joignable à tout moment, tout en garantissant une très bonne qualité des appels passés. #4 Une meilleure productivité Eh oui ! Le softphone améliore aussi les missions quotidiennes de vos collaborateurs, car ils bénéficient également de certaines options fournies par la solution de téléphonie VoIP, comme : • Le Click to Call (Click to Talk/ Click to Dial). Quelle que soit la façon dont on nomme cette fonctionnalité, le principe reste le même : lancer un appel en cliquant directement sur le numéro ou le contact présent sur votre outil métier, page web ou autre interface. • Le traitement des appels. Une meilleure qualification de l’appel et une prise de note rapide grâce au couplage de la téléphonie à l’informatique (CTI). • L’enregistrement des appels. Possibilité de réécouter un échange, de transmettre une information à un service ou encore d’améliorer la formation de vos collaborateurs. #5 Une expérience client réussie Selon le secteur d’activité (service client, centre d’appels, etc.), notre solution de téléphonie VoIP et notre softphone offrent une meilleure disponibilité pour les clients. En effet, grâce à une meilleure gestion et redirection des appels entrants, l’expérience client est réussie ! #6 Un couplage téléphonie-informatique indispensable Notre softphone peut être facilement connecté au CRM, à l’ERP ou à d’autres outils professionnels de votre société. Cette particularité donne la possibilité à vos collaborateurs de lancer des appels directs via le logiciel de gestion de l’entreprise. Le softphone, un outil indispensable Aujourd’hui, le softphone est un outil très avantageux pour les entreprises, que ce soit en termes de coût, de prise en main, de productivité ou encore de fonctionnalités. Grâce à lui, une nouvelle forme de mobilité est possible. Vos collaborateurs peuvent se déplacer tout en restant joignable et ça, c’est une réelle opportunité ! Notre solution de téléphonie VoIP et notre softphone sont des outils qui facilitent les missions de vos collaborateurs au quotidien. Simples et intuitifs, ils s’adaptent à tous les types de sociétés, quel que soit le secteur d’activité. Vous avez des questions concernant notre solution de téléphonie sur IP ? Prenez contact avec notre équipe sans plus attendre ! Pour en savoir plus, prenez contact avec notre équipe ! contact@sipleo.com 04 94 08 65 45 Rejoignez-nous :

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Télécom | Votre serveur vocal interactif personnalisé avec Sipleo

Sipleo
21 mars 2023
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#téléphoniedentrepriseagile Télécom | Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé avec Sipleo Face aux besoins toujours très précis de nos clients, notre système de téléphonie Sipleo, évolue continuellement. Les demandes que l’on reçoit s’appuient généralement sur la volonté de proposer des services et des échanges personnalisés. Le but étant de convaincre les éventuels prospects et de fidéliser les clients existants. Cette stratégie s’est avérée être bénéfique pour un grand nombre d’entreprises, dont nos clients, car cela a boosté leurs ventes, amélioré l’image de leur marque et renforcé la confiance de leurs clients. Avec Sipleo, la personnalisation de votre serveur vocal interactif (SVI) s’effectue par le biais de fonctionnalités paramétrées et/ou créées en fonction de vos besoins. Prédécroché. Musique d’attente. Message personnalisé. Scénario d’appels. Prise de rendez-vous… Autant de choix possibles pour optimiser l’accueil téléphonique de votre société et la relation avec vos clients. Dans cet article, vous découvrirez les situations dans lesquelles la personnalisation de votre SVI est plus que nécessaire. Nous vous proposerons, également, quelques exemples de configurations possibles avec le SVI de Sipleo. Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé en fonction de votre structure Avec Sipleo, le SVI va vous aider à gérer l’ensemble de vos appels entrants, tout en s’adaptant à votre structure. Ce n’est pas toujours évident de combiner, à la fois, gestion des appels et organisation interne. En tant que franchise, réseau d’entreprises, multinationale, multi entité ou entreprise, tout simplement, il est important de mettre en place une bonne organisation, afin de ne pas négliger votre communication externe et interne. Comment tirer profit du SVI pour votre entreprise ? Grâce au SVI, vous avez de multiples possibilités de configuration. Vous pouvez coordonner tous vous appels vers un numéro unique et/ou utiliser la position de l’appelant pour router l’appel vers la bonne structure. Cette stratégie facilite le travail de vos collaborateurs, aiguille les clients, plus rapidement, vers les bonnes structures et fait gagner du temps. À noter que ce fonctionnement peut nécessiter la configuration avec un CTI (couplage de la téléphonie à l’informatique), dont j’aurais l’occasion de vous reparler un peu plus tard dans cet article. Mise en situation : Prenons l’exemple de plusieurs cabinets comptables situés en Provence et tous associés à un groupe. Ces cabinets sont implantés dans quatre départements différents en région PACA et sont joignables via un numéro unique. De l’autre côté de ce numéro de téléphone, il y a une secrétaire. Celle-ci répond à l’ensemble des appels et les redistribue en fonction de la disponibilité des comptables de chaque cabinet grâce à notre outil de gestion et de supervision SipleoAssist. Il serait également possible de transférer les appels vers des cabinets spécifiques en tenant compte de la position géographique de chaque appelant. Pour mieux comprendre, je vous invite à découvrir comment fonctionne les cabinets comptables CER France Provence avec le système de téléphonie Sipleo. En résumé, quelle que soit la taille de votre société (auto-entreprise, PME, TPE, GE…), le serveur vocal interactif (SVI) Sipleo joue un rôle essentiel dans l’accueil, le suivi et la relation avec vos clients. C’est aussi pour cela, qu’il est indispensable de mettre en place un SVI personnalisé pour qualifier le besoin de l’appelant et le rediriger plus rapidement. Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé en fonction de vos clients Pour traiter et satisfaire efficacement les demandes de vos clients, il est primordial de paramétrer un SVI, en prenant en compte les besoins de vos appelants. Vous côtoyez régulièrement des personnes à l’étranger, des particuliers, des professionnels, des personnes situées dans une certaine région de France ou vos clients cherchent à avoir un service en particulier… Pour router intelligent chaque appel, le serveur vocal interactif Sipleo est votre meilleur allié ! En tenant compte de votre typologie de clients, plusieurs paramètres peuvent être mis en place par votre SVI : Détection du numéro de l’appelant dans vos données grâce au couplage de Sipleo avec votre outil professionnel (CTI), Analyse de la langue parlée de l’appelant en fonction de son numéro de téléphone ou du numéro choisi dans le SVI, Distinction entre un particulier et un professionnel, Demande et récupération du code client, Redirection d’appels en fonction des connaissances et compétences recherchées par l’appelant. Enfin… Les possibilités sont très nombreuses ! En plus, en liant votre SVI avec votre CTI, vous bénéficiez d’un plus large panel de configurations. Grâce à cela, la gestion de vos demandes client est plus performante et vos appelants sont satisfaits de la qualité de votre service. Le dernier point de cet article est tout aussi important, car un SVI peut aussi être mise en place en fonction de l’actualité ou d’évènements spécifiques. Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé en fonction de l’actualité Comme nous avons pu le voir précédemment, le serveur vocal interactif peut être personnalisé en tenant compte de l’organisation de votre entreprise, la typologie de vos clients, mais aussi le contexte social. C’est ce que nous allons voir dans cette partie. Que ce soit en temps de grève, de pénurie, de pandémie mondiale, de soldes ou de tout autre évènement, votre serveur vocal interactif va devoir être adapté, et ce, très rapidement ! Mise en situation : Prenons l’exemple d’un magasin de bois de chauffage, spécialisé dans la production de granulés et de pellets, situé à Varennes-sur-Allier. Il faut savoir que l’Ukraine se place parmi les principaux pays producteurs de pellets. Cependant, depuis fin 2021, à cause du conflit ukraino-russe, la production a fortement diminué et le prix s’est envolé. Ce à quoi s’ajoute la hausse du coût du transport, des sacs d’emballage, etc. Étant fortement sollicitée et ne pouvant répondre qu’à une faible demande, la société a dû faire un choix pour maintenir des échanges productifs avec ses clients. 3 Bois privilégie la vente auprès de professionnels et de particuliers se trouvant dans leur zone de livraison. Pour pouvoir échanger avec les professionnels et les particuliers situés dans leur zone de livraison, la société a mis en place un SVI, permettant de : Diriger les appels venant de professionnels vers un standard, Router

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