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Télécom | Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé avec Sipleo
Face aux besoins toujours très précis de nos clients, notre système de téléphonie Sipleo, évolue continuellement.
Les demandes que l’on reçoit s’appuient généralement sur la volonté de proposer des services et des échanges personnalisés. Le but étant de convaincre les éventuels prospects et de fidéliser les clients existants.
Cette stratégie s’est avérée être bénéfique pour un grand nombre d’entreprises, dont nos clients, car cela a boosté leurs ventes, amélioré l’image de leur marque et renforcé la confiance de leurs clients.
Avec Sipleo, la personnalisation de votre serveur vocal interactif (SVI) s’effectue par le biais de fonctionnalités paramétrées et/ou créées en fonction de vos besoins.
Prédécroché. Musique d’attente. Message personnalisé. Scénario d’appels. Prise de rendez-vous… Autant de choix possibles pour optimiser l’accueil téléphonique de votre société et la relation avec vos clients.
Dans cet article, vous découvrirez les situations dans lesquelles la personnalisation de votre SVI est plus que nécessaire. Nous vous proposerons, également, quelques exemples de configurations possibles avec le SVI de Sipleo.
Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé en fonction de votre structure
Avec Sipleo, le SVI va vous aider à gérer l’ensemble de vos appels entrants, tout en s’adaptant à votre structure.
Ce n’est pas toujours évident de combiner, à la fois, gestion des appels et organisation interne.
En tant que franchise, réseau d’entreprises, multinationale, multi entité ou entreprise, tout simplement, il est important de mettre en place une bonne organisation, afin de ne pas négliger votre communication externe et interne.
Comment tirer profit du SVI pour votre entreprise ?
Grâce au SVI, vous avez de multiples possibilités de configuration.
Vous pouvez coordonner tous vous appels vers un numéro unique et/ou utiliser la position de l’appelant pour router l’appel vers la bonne structure.
Cette stratégie facilite le travail de vos collaborateurs, aiguille les clients, plus rapidement, vers les bonnes structures et fait gagner du temps.
À noter que ce fonctionnement peut nécessiter la configuration avec un CTI (couplage de la téléphonie à l’informatique), dont j’aurais l’occasion de vous reparler un peu plus tard dans cet article.
Mise en situation :
Prenons l’exemple de plusieurs cabinets comptables situés en Provence et tous associés à un groupe. Ces cabinets sont implantés dans quatre départements différents en région PACA et sont joignables via un numéro unique.
De l’autre côté de ce numéro de téléphone, il y a une secrétaire. Celle-ci répond à l’ensemble des appels et les redistribue en fonction de la disponibilité des comptables de chaque cabinet grâce à notre outil de gestion et de supervision SipleoAssist.
Il serait également possible de transférer les appels vers des cabinets spécifiques en tenant compte de la position géographique de chaque appelant.
Pour mieux comprendre, je vous invite à découvrir comment fonctionne les cabinets comptables CER France Provence avec le système de téléphonie Sipleo.
En résumé, quelle que soit la taille de votre société (auto-entreprise, PME, TPE, GE…), le serveur vocal interactif (SVI) Sipleo joue un rôle essentiel dans l’accueil, le suivi et la relation avec vos clients.
C’est aussi pour cela, qu’il est indispensable de mettre en place un SVI personnalisé pour qualifier le besoin de l’appelant et le rediriger plus rapidement.
Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé en fonction de vos clients
Pour traiter et satisfaire efficacement les demandes de vos clients, il est primordial de paramétrer un SVI, en prenant en compte les besoins de vos appelants.
Vous côtoyez régulièrement des personnes à l’étranger, des particuliers, des professionnels, des personnes situées dans une certaine région de France ou vos clients cherchent à avoir un service en particulier… Pour router intelligent chaque appel, le serveur vocal interactif Sipleo est votre meilleur allié !
En tenant compte de votre typologie de clients, plusieurs paramètres peuvent être mis en place par votre SVI :
- Détection du numéro de l’appelant dans vos données grâce au couplage de Sipleo avec votre outil professionnel (CTI),
- Analyse de la langue parlée de l’appelant en fonction de son numéro de téléphone ou du numéro choisi dans le SVI,
- Distinction entre un particulier et un professionnel,
- Demande et récupération du code client,
- Redirection d’appels en fonction des connaissances et compétences recherchées par l’appelant.
Enfin… Les possibilités sont très nombreuses !
En plus, en liant votre SVI avec votre CTI, vous bénéficiez d’un plus large panel de configurations.
Grâce à cela, la gestion de vos demandes client est plus performante et vos appelants sont satisfaits de la qualité de votre service.
Le dernier point de cet article est tout aussi important, car un SVI peut aussi être mise en place en fonction de l’actualité ou d’évènements spécifiques.
Votre serveur vocal interactif (SVI) personnalisé en fonction de l’actualité
Comme nous avons pu le voir précédemment, le serveur vocal interactif peut être personnalisé en tenant compte de l’organisation de votre entreprise, la typologie de vos clients, mais aussi le contexte social.
C’est ce que nous allons voir dans cette partie.
Que ce soit en temps de grève, de pénurie, de pandémie mondiale, de soldes ou de tout autre évènement, votre serveur vocal interactif va devoir être adapté, et ce, très rapidement !
Mise en situation :
Prenons l’exemple d’un magasin de bois de chauffage, spécialisé dans la production de granulés et de pellets, situé à Varennes-sur-Allier.
Il faut savoir que l’Ukraine se place parmi les principaux pays producteurs de pellets.
Cependant, depuis fin 2021, à cause du conflit ukraino-russe, la production a fortement diminué et le prix s’est envolé. Ce à quoi s’ajoute la hausse du coût du transport, des sacs d’emballage, etc.
Étant fortement sollicitée et ne pouvant répondre qu’à une faible demande, la société a dû faire un choix pour maintenir des échanges productifs avec ses clients. 3 Bois privilégie la vente auprès de professionnels et de particuliers se trouvant dans leur zone de livraison.
Pour pouvoir échanger avec les professionnels et les particuliers situés dans leur zone de livraison, la société a mis en place un SVI, permettant de :
- Diriger les appels venant de professionnels vers un standard,
- Router les appels de particuliers situés dans leur zone de livraison vers un standard également,
- Renvoyer toutes les autres personnes vers un répondeur diffusant un message personnalisé.
Je vous invite à découvrir comment l’enseigne 3 Bois a pu profiter de certaines fonctionnalités du SVI Sipleo pour rediriger les clients vers un standard ou un répondeur téléphonique et ainsi optimiser sa gestion des appels et son temps.
Tout est possible avec votre serveur vocal interactif (SVI) Sipleo… Même le sur mesure !
En effet, le champ des possibles ne s’arrête pas seulement aux exemples que j’ai pu citer précédemment !
Le serveur vocal interactif (SVI) de Sipleo est composé d’un grand nombre d’options, qui vous permettent de personnaliser et de faire évoluer continuellement votre accueil client ainsi que la gestion de tous vos appels :
- La diffusion de musique et/ou de message audio personnalisés, que vous pouvez créer vous-même avec notre outil Mixor et importer sur votre compte ou passer par notre studio de création,
- Les intégrations, qui offrent une possibilité de connexion avec vos outils professionnels (CRM, ERP ou d’autres logiciels plus spécifiques),
- Le langage naturel, qui donne la possibilité à l’appelant d’exprimer son besoin directement,
- Les réglages intelligents, qui indiquent à vos appelants le temps d’attente restant, leur position dans la file d’attente,
- La prise de rendez-vous, la gestion d’un contrat via le serveur vocal interactif Sipleo, disponible en connectant le SVI avec votre CTI,
- L’affectation des appels, en fonction des connaissances et/ou compétences, de vos agents, recherchées par les appelants via l’ACD,
- L’activation d’un SVI multi-niveaux pour chaque service de votre société afin d’avoir un accueil différent et un message personnalisé pour le service technique, administratif, client, etc…
Certaines configurations ont déjà été mises en place chez la plupart de nos clients, mais il existe encore un nombre infini de possibilités, qui ne demandent qu’à être développées !
Qu’attendez-vous pour personnaliser votre serveur vocal interactif (SVI) avec l’équipe de Sipleo ?
Ce qu’il faut retenir de cet article, c’est que le serveur vocal interactif Sipleo est un véritable atout pour votre entreprise et que sa personnalisation peut aller beaucoup plus loin qu’on ne le pense !
Il faut aussi savoir que Sipleo est l’éditeur unique de la solution de téléphonie, ce qui nous donne un avantage de taille dans la possibilité de conception de nouvelles fonctionnalités.
En plus de ça, notre IPBX s’adapte parfaitement à vos activités : service, industrie, transport, logistique, comptabilité, et plus encore ! Celui-ci peut vous accompagner au bureau ou lors de vos différents déplacements.
Notre équipe travaille continuellement sur de nouvelles optimisations de façon à répondre aux besoins de nombreuses sociétés situées en France, dans les DOM et à l’étranger.
Vous avez une idée en tête, un projet spécifique ou un besoin unique concernant le serveur vocal interactif ? Nous sommes ouverts à toutes demandes et pouvons vous conseiller sur la structure du SVI en fonction de votre société !
Pour en savoir davantage sur Sipleo, contactez-nous !
