Comment la téléphonie d'entreprise facilite
t-elle le télétravail ?
Conserver la communication interne même dans votre salon
Conseils d'experts
« Télétravail », « TT », « travailler de chez soi », suite à la pandémie de Covid-19, beaucoup d’entreprise doivent s’adapter au changement en limitant la perte de lien social.
Cette démocratisation de la mobilité et du télétravail en entreprise nécessite des ajustements techniques et sécuritaires. L’entreprise doit organiser les changements qui s’imposent afin de déployer un programme de travail à distance sécurisé et conserver au mieux le contact entre ses employés.
Comment bien mettre en place le télétravail grâce à la téléphonie d’entreprise ?
Il est effectivement important de mettre en place des infrastructures de connexions à distance. Donner la possibilité aux travailleurs en déplacement (ou à télétravail) de consulter l’intranet hors de leurs bureaux peut être crucial pour l’activité de l’entreprise. Internet et un réseau privé virtuel (VPN) permettent aux salariés de l’entreprise d’accéder aux applications métiers utilisées au quotidien. Et cela n’importe où et à n’importe quel moment. La téléphonie ne fait pas exception à la règle.
Afin de bien mettre en place le télétravail grâce à votre téléphonie d’entreprise vous devez avant tout penser à l’expérience utilisateur de vos employés. En tant qu’entreprise vous devez :
Facilitez l’utilisation des outils informatiques
Tout le monde n’a pas la même relation aux outils informatiques. Parfois, il s’agit d’une réelle source de stress pour l’employé. Facilitez l’utilisation de sa téléphonie par des interfaces et commandes simples d’utilisation.
Une application mobile par exemple, ou un assistant intégré à votre interface.
Reconnectez votre employé à la communication interne même en télétravail
« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Souvent en télétravail la perte de contact est l’un des premiers points bloquants pour les employés. Une bonne téléphonie vous permettra de simplifier l’acte d’appeler son collègue dès qu’une question se pose car c’est facile grâce à l’assistant de trouver sans taper le numéro la bonne personne et communiquer simplement.
Séparez le professionnel du personnel
Certaines entreprises sont tentées d’utiliser les numéros privés de leurs employés pour les joindre. Hors cela peut créer de réelles tensions et surmener votre employé qui a déjà du mal à séparer sa vie personnelle et professionnelle en télétravail. Jongler n’est pas simple.
Aussi, grâce au bon matériel à une téléphonie d’entreprise agile vous pouvez simplifier leur quotidien. En effet, la téléphonie d’entreprise n’est plus simplement un fixe collé au bureau, elle se fait mobile aussi grâce au Cloud et les applications mobiles.
Sécurité : ne perdez pas les données
Les données sont précieuses. Si vous passez par des opérateurs différents et ne couplez pas votre téléphonie à vos logiciels vous perdez des chances d’améliorer votre service. En effet, des données bien qualifiés vous permettront de comprendre les points d’amélioration, en particulier en téléphonie. Attention quand même à bien utiliser un réseau privé virtuel (VPN) afin de bien sécuriser vos installations nomades.
Finalement, un employé satisfait et connecté à son entreprise même en télétravail va offrir des prestations de meilleure qualité pour le client final.
Téléphonie d’entreprise, télétravail et mobilité : comment ça marche ?
Votre téléphonie d’entreprise intelligente peut par exemple vous proposer un votre solution de téléphonie d’entreprise (iPBX) hébergé dans le cloud qui via la gestion des interfaces, permet d’être compatible avec le fonctionnement des télétravailleurs et des configurations multisites. Par exemple, il est possible de gérer et contrôler votre boutique qui n’est pas située au même endroit que le siège de votre entreprise. Vous pourrez également accéder à votre session lors de vos déplacements professionnels. Autorisez-vous plus de flexibilité, plus de mobilité.
La convergence fixe mobile un moyen de faciliter la mobilité et le télétravail.
Vos collaborateurs peuvent décider d’être joignables à partir d’un seul et même numéro. Cela se fait indifféremment que cela soit sur son poste fixe ou son mobile. Avec une solution de téléphonie d’entreprise, un numéro extérieur à l’installation peut être « lié » à un ou plusieurs postes. Ainsi, votre téléphone fixe de bureau, votre téléphone sans fil mais également votre smartphone, peuvent se mettre à sonner ensemble lorsque l’on cherche à vous joindre. Les membres de votre entreprise restent joignables quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Vos téléphones mobiles disposeront des mêmes fonctions de transferts d’appels ou encore de conférence qu’un poste fixe. Vos messages sont rassemblés sur la même boite vocale. Ainsi, vous ne perdrez plus votre temps à interroger vos différents répondeurs.
L’outil de supervision va lui aussi faciliter la mobilité et le télétravail en entreprise.
En permettant la visualisation en quasi temps réel des communications en cours, un assistant peut vous informer de la durée d’un appel, de la disponibilité d’un collaborateur ou encore des numéros appelants et appelés (journal d’appels). En déplacements ou de chez vous, vous êtes tenue au courant de l’activité de vos collaborateurs et de votre entreprise. Grâce à votre IPBX hébergé dans le cloud, vous supervisez l’ensemble des activités téléphoniques au sein de votre société.
Enfin, la notion d’agent permet de dissocier une personne physique d’un poste, d’un téléphone, d’une ligne, d’un bureau…Cela signifie qu’une personne peut travailler à différents endroits chaque jour. En effet, il suffit que l’agent s’identifie lors de son arrivée (identifiant et mot de passe personnels) pour qu’il puisse retrouver sa session.
Conclusion
La téléphonie est un véritable levier de la mobilité et de la mise en place du télétravail en entreprise. L’adaptation peut prendre du temps pour l’entreprise et ses employés. Aussi, anticipez l’évolution de votre entreprise.
